riverandsouladventures.com

Ilman asianmukaista säilytystä ei ole aina helppoa löytää hallinnollisia papereitasi. Todellakin, miten löytää kauppakirja vuodelta 2001, jos se on kasattu laatikkoon muiden papereiden kanssa? Tässä on joitain säilytysvinkkejä, jotta et menetä aikaa useiden laatikoiden kaivamiseen asiakirjan löytämiseen.

Kuinka kauan papereita kannattaa säilyttää?

On tärkeää säilyttää nämä hallinnolliset paperit, mutta niillä on myös viimeinen käyttöpäivä. Tietyn ajan kuluttua ei siis enää ole tarpeen säilyttää tiettyjä asiakirjoja, kuten laskuja ja kaikenlaisia ​​ilmoituksia. Tässä on yhteenveto ajanjaksoista, jolloin erityyppisiä papereita on suositeltavaa säilyttää:

• 1 vuosi: puhelin-, internet- tai muuttolaskut tai todiste PV:n maksusta.
• 2 vuotta: perhelisät, lääkärinmaksut, irtisanomiskirjeet, sosiaali- ja keskinäiset turvapaperit sekä luottoasiakirjat.
• 3 vuotta: audiovisuaaliset lisenssiilmoitukset ja tuloveroilmoitukset.
• 5 vuotta: vesi- ja sähkölaskut, vuokrakuitit ja -maksut, kaasulaskut, veronmaksutodistukset, vuokrasopimus ja tosite ylläpitomaksujen maksamisesta.
• 10 vuotta: tiliotteet, maksutositteet, asuntolainat, henkivakuutussopimukset kuolemanpäivän jälkeen...
• 30 vuotta: auton korjauslaskut, rakennuslaskut, sairaalalaskut ja siviiliasiainsiirrot.
• Elinikäinen: avioliittosopimus, sukurekisterikirja, sotilastodistus, tutkintotodistukset, testamentit, omaisuuden nimikkeet, lahjoitukset, sairauskertomus, rokotustodistus, potilastiedot, palkkalaskelmat, adoptiotodistukset, työsopimukset ...

Paras vinkki siistiin taloon on pitää minimissä. Kaikkia vastaanotettuja kirjeitä ja papereita ei tarvitse säilyttää. Siksi paperit, joista ei ole hyötyä, on heti poistettava.

Päivittäisten asiakirjojen säilytys

Jotta voit siivota, sinun on tehtävä ero jokapäiväisten asiakirjojen ja muiden tiedostojen välillä. The nykyiset asiakirjat ovat ne, joita kuullaan usein ja joiden on siksi oltava helposti saatavilla olevassa paikassa. Asiakirjat, joita tarkastellaan harvoin, voidaan arkistoida laatikoihin tai hyllyn yläosaan. Tässä on joitain säilytystyyppejä eri paperityypeille:

• Paidat eri väreissä

Värejä käytetään erottamaan asiakirjat toisistaan. Jokaisessa kansiossa kannattaa käyttää myös taskuja papereiden luokitteluun: yksi tasku veroille, yksi tasku EDF-asiakirjoille, toinen vesilaskuille ...

• Kuoritetut paidat

Kansiot ovat käteviä isojen asiakirjojen säilyttämiseen. Kansion avulla voidaan siis luokitella eri asiakirjoja, jotka koskevat yhtä aihetta (esimerkiksi kaikki talon rakentamiseen liittyvät paperit).

• Sormuskansiot

Ne ovat käytännöllisiä asiakirjoihin tutustumiseen helposti irroittamatta niitä varastostaan. Lisäksi paperit voidaan erottaa jakajilla, jotta ne löytyvät helpommin. Jakajat voivat myös näyttää osoitteita helpottamaan tehtävää hauissa. Ne voidaan järjestää aakkosjärjestykseen, päivämäärän mukaan jne.

• Huonekalut laatikoilla

Jos säilytettäviä papereita on paljon, on parempi valita arkistokaappi. Jälkimmäisessä on laatikot, joissa eri asiakirjat on ripustettu tangoille ja joihin on helppo päästä käsiksi.

Järjestä hallinnolliset asiakirjat taitavasti

Tietysti riittävän tallennustilan käyttö helpottaa tiedostojen luokittelua, mutta on myös tärkeää osata järjestää asiakirjat niiden tyypin mukaan. Tässä on esimerkki luokittelusta tutkimuksen helpottamiseksi:

• Perhetiedosto: sisältää kaikki perheeseen liittyvät asiakirjat, kuten vihkitodistus, henkilöllisyystodistukset, passit, syntymätodistukset ...
• Koulutustiedosto: koulutodistus, päivähoitoon liittyvät asiakirjat jne.
• Verotiedosto: tuloveroilmoitukset, asuntoverot...
• Terveystiedosto: terveystiedot, reseptit, lääkärintarkastukset (radio, skanneri, ultraääni jne.) ...
• Laskutiedosto: palvelut (vesi, kaasu, sähkö, puhelin, Internet jne.), laskut tavaroista ja töistä jne.
• Vakuutustiedostot: auto- ja kotivakuutussopimukset, henkivakuutukset, korvaukset, aitoustodistukset ...
• Ammatillinen tiedosto: työsopimus, palkkalaskelmat, hakemustiedosto, CV, tutkintotodistukset ...
• Asuntotiedosto: vuokrasopimus, vuokrakuitti, omistajan/vuokralaisen kirjeet jne.
• Pankkitiedosto: tiliotteet, sopimus, siirtomääräys jne.

Hallinnollisten asiakirjojen arkistointi

Ihannetapauksessa tämä pitäisi tehdä tiettyjen asiakirjojen arkistointi vähintään kerran vuodessa. Arkistoidut tiedostot on järjestetty siististi laatikoihin päivämäärän tai aakkosjärjestyksessä ja aiheittain. Jälleen on parasta käyttää yhtä väriä teemaa kohden. Tässä on esimerkki varastoinnista yksityiskohtaisesti:

• Vaaleanpunainen paita laskuihin, keltainen talouteen, sininen vakuutuksiin…
• Lajittelu järjestyksen mukaan: aakkosjärjestyksessä A–Z tai päivämäärän mukaan (kuukauden, sitten vuoden mukaan). Näin uudemmat ja vanhat asiakirjat on helppo erottaa toisistaan.

Tärkeintä on luoda nestejärjestely, jonka avulla on helppo löytää vesilasku esimerkiksi viime vuoden tammikuulta. Jos papereita on siisteydestä huolimatta vaikea löytää, on syytä tarkistaa säilytystekniikkasi.

Muita vinkkejä hallinnollisten asiakirjojen siivoamiseen

Se on helpompi säilyttää, kun säilytettävää paperia on vähemmän. Lajittelun ja vanhentuneiden asiakirjojen poistamisen lisäksi on mahdollista käyttää myös verkkolaskutus saada vähemmän postia kotiin. On kuitenkin tarpeen suorittaa säännöllisesti varmuuskopiot useilla tuilla tappioiden välttämiseksi. Turvallisuuden lisäämiseksi tärkeistä asiakirjoista tulee tehdä online-varmuuskopiot.

Kun posti saapuu, on tärkeää arkistoida se etukäteen, jotta se ei kasaudu kuukausiksi toimiston nurkkaan. Kiireelliset kirjeet tulee lukea välittömästi, kun taas muut voidaan lajitella tärkeysjärjestykseen. Toimiston järjestäjällä kannattaa säilyttää tärkeitä toimenpiteitä vaativia papereita (laskun maksu, haaste jne.) ja arkistoitavia papereita (tiliotteet, automaattiset veloituslaskut jne.). Tämän tempun avulla pääset eroon vanhentuneesta paperista, joka voidaan heti heittää pois kuten lentolehtiset ja mainokset.